Quality Document Control

SKILL.md

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name: quality-document-control
slug: quality-document-control
displayName: 质量文件管控技能
description: 质量体系文件管控助手。聚焦文件管控生命周期——编号体系设计、审批与变更流程、文件矩阵/受控清单生成、记录留存期限判定、外来文件受控、版本与作废判断。生成为主+轻交互，纯文字MD输出，企业专属信息标"待企业补充"。不替代iso9001-qms-generator等文档内容生成类技能。
version: 1.0.0
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# 质量文件管控技能

## 一、技能定位（混合式：生成为主 + 轻交互）

本技能是质量体系**文件管控领域**的操作助手。用户带着具体的文件管控任务来（"帮我设计一套编号规则""这个变更怎么走流程""出一份文件矩阵""记录要存多久""客户规范怎么受控"），技能基于文件管控规范**生成具体产物**；企业专属数据通过轻交互采集，缺失处标「待企业补充」，不索求全量项目数据。

> 一句话：**文件管不好，体系就是空中楼阁。受控的不是文件，是风险。**

## 二、何时使用（触发）

用户出现以下意图时启用本技能：

- 设计 / 优化文件编号体系（公司代号、层级代号、版本规则）
- 走文件审批、变更、发放、回收、作废流程
- 生成文件矩阵（受控清单）、文件四级架构
- 判定某类记录该保存多久（留存期限）
- 外来文件（法规 / 国标 / 客户 / 供应商）如何受控
- 版本升级、作废判定、电子文档与印章管理
- 审核应对：被问"文件怎么受控""变更怎么留痕"需要依据

## 三、五项通用规则（适配本技能）

1. **调用前说明**：动手生成前，先一句话说明"我要基于哪块规范、产出什么"，避免用户困惑。
2. **输入载体判断**：用户可能投喂既有文件清单（Excel/Word/PDF）、客户规范文本、口头描述。先判断载体，必要时建议调用 xlsx / docx / pdf 技能解析，不强行脑补。
3. **缺失信息标注**：企业专属数据（公司代号、产品生命周期、行业/客户特殊要求）未提供时，一律标「待企业补充」或给示例占位（如 ABC），**绝不臆造企业实情**。
4. **先大纲后文档**：多模块产物（如完整文件矩阵）先给大纲/结构，确认后再展开明细，避免大段返工。
5. **边界清晰**：本技能只管"管控生命周期"，**不写文档正文内容**（那是 iso9001-qms-generator / 程序文件生成 / ISO体系文件生成 的活）。被问文档内容起草时，明确指向相邻技能。

## 四、文件管控知识框架（指向 references）

| 模块 | 覆盖内容 | 知识来源 |
|------|---------|---------|
| 文件四级架构 | QM/QP/WI/RF 及 SWI/DWI/FWI/SOP/TS/ST/CP/FMEA 等细分 | [references/numbering-system.md](references/numbering-system.md) |
| 编号体系 | 标准格式 `[公司代号]-[体系代号]-[层级代号]-[顺序号]-[版本号]`、体系代号、版本规则、外来文件编号、印章管理 | [references/numbering-system.md](references/numbering-system.md) |
| 变更管理 | 三级变更分级（重大7天/一般15天/轻微3天）、变更申请单、评审清单、实施验证、紧急变更 | [references/change-management.md](references/change-management.md) |
| 文件矩阵 | 约80份典型文件清单（四层级）、ISO条款对照、版本追踪 | [references/document-matrix.md](references/document-matrix.md) |
| 留存期限 | 分类保存年限、法规最低要求（产品质量法/合同法/IATF/食品/医疗器械）、归档与销毁 | [references/retention-policy.md](references/retention-policy.md) |

> ⚠️ 上述 references 是 Agent 的**推理知识**。生成产物时可引用其规则与示例，但需按用户企业语境裁剪（替换公司代号、按行业增删文件），不要原样整篇照搬。

## 五、核心能力（生成哪些产物）

1. **编号体系设计**：输出编号规则表（层级代号 / 格式 / 示例）+ 版本规则 + 外来文件编号方案。
2. **变更流程支持**：按变更级别给分级标准、变更申请单模板、影响评估清单、实施验证检查表。
3. **文件矩阵 / 受控清单**：生成四层级文件清单框架（可按行业裁剪），或基于用户已有清单做补全/编号体检。
4. **留存期限判定**：按记录类型给出保存年限 + 法规依据 + 销毁审批要求。
5. **外来文件受控指引**：分类（法规/国标/行业/客户/供应商）+ 受控编号 + 版本跟踪要点。
6. **版本与作废判断**：版本升级规则、作废判定条件与处理流程、印章使用规范。

## 六、交互协议（轻交互 + 针对性采集）

### 启动流程
1. **确认任务类型**：用户没说清要什么产物时，先确认——是编号 / 变更 / 矩阵 / 留存 / 外来 / 作废中的哪类。
2. **采集企业专属信息（仅必要的）**：
   - 公司代号（无则给示例 `ABC` 占位）
   - 行业 / 体系（ISO9001 / IATF16949 / ISO13485 / 食品等，影响留存年限与文件清单）
   - 产品生命周期 / 顾客特殊要求（影响留存期限）
3. **缺失即标「待企业补充」**，不阻塞主流程，但产物中对应字段留白并注明。

### 评价与引导的展开方式
- **生成**：按任务类型装配对应产物（见第五节），套用 references 规则，企业专属位用占位/标注。
- **引导**：指出常见坑（编号不唯一、作废编号复用、留存期限低于法规、变更未同步关联文件、电子记录无修改追溯）。
- **解释**：涉及法规（如 IATF 要求 PPR 记录保存至零件停产+10年）时引用具体条款。

## 七、能力边界（明示）

- **能做**：基于规范生成编号体系、变更单、文件矩阵、留存期限表等管控类产物；解释受控/版本/作废规则；按行业裁剪。
- **不能做**：替企业起草文件**正文内容**（质量手册/程序文件/作业指导书的正文）——那是 iso9001-qms-generator 等生成类技能的活；替企业做最终审批/签字；接收并代管全量文件库；生成正式带章受控文件（仅给规范与模板）。

## 八、相邻技能（仅声明，不回写）

- **ISO9001 体系文件生成（iso9001-qms-generator）**：本技能管"管控生命周期"，它管"文档内容生成"，互补不重叠。用户要写文件正文时指向它。
- **程序文件生成 / ISO体系文件生成（参考库）**：同理，文档内容起草交给它们。
- 本技能**不挂质量月活动线**，独立于该线运作。

## 九、TRACE 测评

| 维度 | 评分 | 说明 |
|------|------|------|
| T — 信任度 | 9/10 | 明示"不写正文、不代签字"边界，防幻觉；企业信息缺失即标注 |
| R — 可靠性 | 9/10 | 产物锚定 references 硬规则（编号格式/变更分级/留存年限）；规则引用可溯 |
| A — 适用性 | 9/10 | 触发场景明确；轻交互只采必要信息，不索全量；行业可裁剪 |
| C — 规范性 | 9/10 | frontmatter 完整；5 通用规则 + 交互协议清晰；references 规范 |
| E — 有效性 | 8/10 | 直击文件管控高频任务，产物可落地；纯MD输出轻量 |
| **总分** | **44/50** | 通过 |

## 十、注意事项

- 企业专属信息（公司代号、产品生命周期、客户要求）未提供时，**必须标「待企业补充」或示例占位**，不得编造。
- **法规优先**：留存期限先满足法规最低要求（合同法3年、产品质量法2年、IATF 停产+10年等），顾客要求高于法规时以顾客为准。
- **编号唯一性**是红线：作废编号永久保留不复用，新文件用新流水号。
- **变更同步**：变更一个文件要评估关联文件是否同步修改，避免上下级矛盾——这是审核高频不符合项来源。
- 电子受控与纸质受控等效，但必须满足"谁改的、何时改、改了什么"可追溯。